Zasady zarządzania dokumentacją w urzędach administracji
publicznej.
Kwalifikowanie, obieg, archiwizowanie + CD
Poradnik dla praktyków ułatwiający sprawne zarządzanie dokumentacją w urzędach
administracji publicznej i podległych im jednostkach.
Pomaga w zrozumieniu i systematyzuje zmiany wprowadzone rozporządzeniem Prezesa Rady
Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Czytelnicy znajdą tu gotowe wzory i schematy obiegu dokumentów,
m.in. instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej, a także jednolitego rzeczowego
wykazu akt (JRWA) dla różnych jednostek organizacyjnych wraz z dokumentami
towarzyszącymi – protokołami, metrykami spraw, rejestrami, zarządzeniami, wnioskami
itp. Autorka opatrztyła każdy dokument obszernym komentarzem dotyczącym ich
wprowadzania.
Poradnik zawiera szczegółowe wyjaśnienia dotyczące obiegu dokumentów, które
przychodzą do podmiotu na nośnikach papierowych i elektronicznych, a także nowych zasad
kwalifikowania dokumentacji oraz prowadzenia metryk spraw. Podaje praktyczne wskazówki do
wdrażania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Kompleksowo omawia zasady
prowadzenia archiwum zakładowego – od jego ogólnej organizacji, poprzez brakowanie,
udostępnianie i wycofywanie dokumentacji, aż po sprawozdawczość.
Większość wydrukowanych wzorów dokumentów oraz JRWA dla różnych jednostek
organizacyjnych znajdą Czytelnicy także na dołączonej płycie CD, w wersji
umożliwiającej ich edycję i druk.
To niezbędny podręcznik dla wszystkich pracowników administracji publicznej i
jednostek organizacyjnych, odpowiedzialnych za obieg i archiwizację dokumentów.
Wykaz skrótów
Od Autorki
Słownik ważnych terminów
Rozdział I. Potrzeba nowej regulacji
Rozdział II. Problemy przejściowe
2.1.Obowiązywanie z mocą wsteczną
2.2.Kategorie archiwalne dokumentacji
2.3.Zmiany w terminologii obiegu papierowego
Rozdział III. Zakres podmiotowy i przedmiotowy rozporządzenia
3.1.Zakres podmiotowy
3.2.Zakres przedmiotowy
3.3.Konieczność uregulowań wewnętrznych
Rozdział IV. Akta sprawy i ich metryka
4.1.Akta sprawy
4.2.Metryka sprawy
Wzór 1. Metryka sprawy
Rozdział V. System kancelaryjny (jednolity rzeczowy wykaz akt)
5.1.Istota i charakterystyka jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA)
5.2.Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA)
5.3.Trudności w stosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA)
Rozdział VI. Obieg dokumentacji (instrukcja kancelaryjna)
6.1.Elektroniczny obieg dokumentacji (EZD)
Wzór 2. Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą (zestaw minimalny)
Wzór 3. Karla zastępcza wyjętej dokumentacji papierowej ze składu chronologicznego
Wzór 4. Rejestr składu chronologicznego
6.2.Tradycyjny obieg dokumentacji
Wzór 5. Rejestr przesyłek wpływających
Wzór 6. Rejestr przesyłek wychodzących
6.3.Porównanie systemów obiegu dokumentacji
Rozdział VII. Archiwum zakładowe
7.1.Archiwum zakładowe a składnica akt
7.2.Organizacja i zadania archiwum zakładowego
7.3.Przejmowanie uporządkowanej dokumentacji do archiwum zakładowego
Wzór 7. Spis zdawczo-odbiorczy informatycznych nośników danych
Wzór 8. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu
chronologicznego
Wzór 9. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji tradycyjnej
Wzór 10. Opis teczki aktowej
Wzór 11. Opis teczki aktowej dla akt jednej sprawy (podteczki)
7.4.Przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencja i skontrum
Wzór 12. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Wzór 13. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji tradycyjnej nr 1578
Wzór 14. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji tradycyjnej nr 1579
Wzór 15. Protokół z przyjęcia uszkodzonych informatycznych nośników danych do
archiwum zakładowego
Wzór 16. Protokół zniszczenia uszkodzonych informatycznych nośników danych
Wzór 17. Protokół skontrum zespołu (zbioru) akt
7.5.Udostępnianie i wycofywanie dokumentacji
Wzór 18. Wniosek pracownika o udostępnienie dokumentacji z archiwum zakładowego
Wzór 19. Wniosek o udostępnienie dokumentacji z archiwum zakładowego
Wzór 20. Protokół w sprawie zaginięcia, uszkodzenia lub sporządzenia braków akt
wypożyczonych z archiwum zakładowego
Wzór 21. Wniosek o wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
Wzór 22. Protokół z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego
7.6.Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Wzór 23. Zarządzenie w sprawie powołania komisji zajmującej się brakowaniem
dokumentacji niearchiwalnej
Wzór 24. Spis dokumentacji niearehiwalnej/aktowej/przeznaczonej na makulaturę lub
zniszczenie
Wzór 25. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Wzór 26. Wniosek o wyrażenie jednorazowej zgody na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej
7.7.Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
7.8.Sprawozdawczość archiwum zakładowego
Wzór 27. Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji
w archiwum zakładowym
Rozdział VIII. Przekwalifikowanie dokumentacji zastałej w podmiocie
Rozdział IX. Zmiana rozporządzenia
Rozdział X. Normatywy archiwaIno-kancelaryjne w jednostkach niepodlegających
rozporządzeniu
Wzór 28. Zarządzenie wprowadzające normatywy do stosowania
Wzór 29. Instrukcja kancelaryjna
Wzór 30. Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt
Wykaz aktów prawnych
Spis wzorów dokumentów
Spis zawartości płyty CD
200 stron, B5, oprawa miękka + CD
-