Efektywne zarządzanie czasem
Jak wykorzystać Microsoft Outlook do zorganizowania pracy i życia osobistego
Przejmij stery – stwórz prawdziwą równowagę pomiędzy swoją pracą
i życiem osobistym z pomocą Microsoft® Outlook®.
Praktyczny poradnik autorstwa dwóch prawdziwych ekspertów przedstawia sprawdzony
system zarządzania czasem pokazując, jak można gospodarować tym najcenniejszym
zasobem, dzięki dostosowanym modyfikacjom programu Outlook. Wyostrz swoją uwagę, zwalcz
przeszkody – i z pełnym przekonaniem kieruj swoim czasem.
Zdobądź umiejętności niezbędne do przejęcia kontroli nad swoim rozkładem
dnia
• Zorganizuj pocztę elektroniczną w systematyczny sposób i utrzymuj porządek w
skrzynce odbiorczej
• Zaplanuj czas dla produktywności – i broń go przed przerywaniem
• Wykorzystaj filtry programu Outlook do zarządzania zadaniami i projektami
• Zapewnij czas dla swojej rodziny i rozrywek – wspólnie planuj swoje życie zawodowe
i prywatne
• Połącz siłę programu Outlook z Microsoft OneNote®, by rejestrować pomysły i
określać cele
• Opanuj skuteczne techniki zarządzania czasem dzięki przykładom praktycznym
Prof. dr Lothar Seiwert, CSP, jest wiodącym europejskim ekspertem w
dziedzinie gospodarowania czasem. Za swą pracę otrzymał liczne nagrody i wyróżnienia,
jest też autorem kilkunastu książek z tego zakresu i tematów pokrewnych.
Holger Woeltje jest specjalistą zajmującym się wykorzystaniem
techniki do zarządzania czasem. Uczy profesjonalnych strategii zwiększania
produktywności na podstawie przykładów z praktyki własnej i swoich klientów.
Spis treści:
Podziękowania . ix
Wprowadzenie. x
Dla kogo jest ta książka. xi
Założenia. xi
Układ tej książki. xii
Dodatkowe lekcje wideo online. xiv
Pomoc i informacje zwrotne. xiv
Errata i wsparcie. Xiv
Rozdział 1 Jak nie utonąć w zalewie maili. 1
To nie maile są winne, ale sposób, w jaki je obsługujemy. 4
Nie pozwalaj się rozpraszać. 4
Zmień swój wzorzec odpowiadania. 8
Utrzymać porządek w skrzynce pocztowej. 11
Blok przetwarzania poczty. 12
Odpowiednie klasyfikowanie wiadomości. 13
Tworzenie i korzystanie z własnej struktury folderów. 20
Oznaczanie wiadomości, które nadal wymagają pracy. 23
Nie przesadzaj z alarmami: funkcje przypomnień w Outlook 2007 i 2010. 24
Trzymanie wszystkich elementów oznaczonych do
przetworzenia w jednym widoku. 27
Niech Outlook sam wstępnie posortuje skrzynkę odbiorczą. 29
Pomyśl przed komunikowaniem się. 31
Łatwiejsze rozumienie tekstu: dostosowanie do adresatów. 31
Krótkie, precyzyjne i jednoznaczne sformułowania. 31
Dobry temat to połowa sukcesu. 32
Teraz twój ruch. 33
Rozdział 2 Jak efektywnie określać priorytety zadań. 35
Jak kierować takim krajem jak USA, mając tylko 24 godziny na dobę – ustal
priorytety!. 37
Skupić się na najważniejszym (zasada Pareto). 38
Zdecyduj, co jest najważniejsze – macierz
Eisenhowera do zgrubnego ustalenia priorytetów. 39
Zapisuj swoje plany. 41
Elastyczne i efektywne planowanie przy użyciu listy zadań. 43
Zadania kontra terminy . 43
Zadania w programie Outlook . 44
Edytor tekstowy w Outlook 2010/Outlook 2007. 48
Definiowanie własnych widoków. 51
Czyszczenie widoków przy użyciu filtrów. 53
Dostrajanie priorytetów metodą 25000 dolarów. 54
Lista zadań do wykonania – wyświetlanie maili i zadań z wielu folderów w tym samym
czasie. 58
Teraz twój ruch. 59
Rozdział 3 Jak uzyskać więcej czasu na rzeczy istotne przy użyciu planu
tygodniowego.
Co jest naprawdę ważne – i dlaczego cały czas nie jest zrobione? . 62
Wykorzystanie kategorii do łączenia zadań. 64
Uzyskiwanie perspektywy dzięki kategoriom. 64
Śledzenie najważniejszych kategorii przy użyciu kolorów. 69
Filtrowanie i grupowanie przy użyciu kategorii. 78
Zasada Kiesel – zdobądź więcej czasu na to, co istotne. 86
Utrzymuj swoje życie w równowadze 86
Wspólne planowanie życia profesjonalnego i prywatnego. 87
Regularnie zajmuj się tym, co naprawdę się liczy . 90
Planowanie tygodnia w programie Outlook. 92
Przygotowywanie listy zadań na tydzień. 93
Wspólne i wyważone planowanie zadań i terminów. 96
Spotkanie z samym sobą. 98
Teraz twój ruch. 103
Rozdział 4 Jak sprawić, aby plan dnia zadziałał w prawdziwym świecie
. 105
Podstawy udanego planowania dnia. 108
Łączenie podobnych zadań w bloki. 109
Dla zaawansowanych użytkowników: Wykorzystanie funkcji dziennika do półautomatycznego
protokołowania czasu. 113
Krzywa wydajności i krzywa zakłóceń. 115
Skupienie się na ważnych zadaniach bez przerw. 116
Porządek musi być . 118
Ukrywanie zadań przeznaczonych do budowania bloków w widoku tygodnia/dnia . 118
Oznaczanie kolorem zadań przeznaczonych na dziś i jutro. 120
Lepszy przegląd dzięki korzystaniu z list terminów. 123
Dostrajanie dziennego planowania. 127
Planowanie czekających zadań przy użyciu metody 25000 dolarów. 127
Kilka innych elementów skutecznego planowania dnia. 130
Więcej spotkań z samym sobą . 131
Zwróć uwagę na margines czasowy. 132
Wykorzystanie paska zadań do utrzymania nadchodzących terminów i zadań na widoku . 132
Dostosowywanie Paska zadań do wykonania. 134
Teraz twój ruch. 135
Rozdział 5 Jak planować zebrania, aby były wygodne, efektywne i przyjemne
. 137
Problem: Zbyt wiele niedogodnych zebrań i niewystarczające przygotowania . 139
Wezwania na spotkania w Outlook – podstawowe reguły i wskazówki . 141
Znaleźć wolny czas i przygotować odpowiedzi. 141
Utrzymać widoczność: nakładki kalendarza. 147
Oszczędnie używaj wezwań na spotkania. 153
Optymalizacja kalendarza w celu ułatwienia tworzenia spotkań. 158
Efektywne przygotowywanie zebrań. 163
Podnoszenie wydajności dzięki przygotowaniom i mądremu prowadzeniu zebrania. 164
Wykorzystanie obszaru roboczego spotkania . 165
Teraz twój ruch. 171
Rozdział 6 Jak wykorzystać OneNote do zapisywania celów, pomysłów i
przechowywania notatek. 173
Dlaczego ważne dokumenty i notatki ciągle się gubią?. 175
Wreszcie miejsce i system dla wszystkich notatek. 176
Korzystanie ze strukturalnego systemu przy planowaniu. 176
Nadal używasz papieru, choć masz laptopa?. 178
Poznaj zalety OneNote. 179
Podstawy notowania w OneNote. 180
Skorzystaj ze struktury cyfrowego notesu. 181
Korzystanie z sekcji, notesów i stron. 183
Wypełnianie stron. 185
Korzystanie z piór, markerów i kolorów. 187
Protokoły zebrań w OneNote. 191
Wykorzystanie konspektu podczas przygotowań. 192
Utrzymywanie dalszych działań i ważnych informacji na widoku. 195
Łączenie informacji: wykorzystanie tandemu Outlook-OneNote. 199
Tworzenie szablonów stron i list kontrolnych. 204
Pomysły i cele zawsze na widoku. 205
„Drukowanie” – eksportowanie danych z dowolnego programu . 206
Czytanie między wierszami – OCR obrazów. 208
Wybieranie celów dla siebie – nie tylko dla swoich zysków. 210
Tworzenie planu nadrzędnego. 214
Teraz twój ruch. 215
Rozdział 7 Jak wynieść prawdziwą korzyść z lektury tej książki.
217
Opanuj swój czas. 219
Kolejne kroki. 221
Przetestuj bieżącą wersję Office za darmo. 223
Weź odpowiedzialność – zrób to teraz! . 223
Zarządzanie czasem to samodyscyplina . 224
Zbuduj swój osobisty plan działania . 224
Znajdź towarzysza podróży. 225
Zacznij zaraz i trzymaj się tego!. 226
Dodatek Zalecane lektury . 227
O autorach. 229
260 stron, Format: 17.0x23.0cm, oprawa miękka