Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego z płytą CD
Stan prawny: grudzień 2014 r.
Głównym zadaniem sekretarza gminy, wynikającym z art. 33 ustawy o samorządzie
gminnym, jest organizacja pracy urzędu (zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, w tym
prawidłowy obieg dokumentów, rozpatrywanie skarg i wniosków itp.). Nie jest to
samodzielna kompetencja, bowiem za określenie organizacji i zasad funkcjonowania urzędu
odpowiedzialny jest wójt. Przepisy ustawy o samorządzie gminnym stanowią jednak, że
wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy
wójta lub sekretarzowi gminy.
W ramach organizacji pracy urzędu do kompetencji sekretarza należy również sprawne
zorganizowanie dostępu do informacji publicznej i zapewnienie procedury ochrony danych
osobowych.
W ramach powierzonych zadań sekretarz najczęściej zarządza kadrami (do jego zadań
należy przygotowanie opisu stanowisk pracy i koordynacja ocen pracowniczych, jak
również koordynacja służby przygotowawczej). Może spełniać istotną rolę w naborze
na stanowiska urzędnicze. Może być koordynatorem i nadzorującym prace komisji
konkursowej, może także czynnie uczestniczyć w toku postępowania konkursowego, np.
jako członek komisji (czy także jej przewodniczący). Jako osoba, która może posiadać
kompetencje z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, sekretarz powinien znać
uregulowania dotyczące naboru konkursowego i stosować je w praktyce.
Ponadto sprawuje nadzór merytoryczny i koordynuje pracę na sesjach rady gminy. Bierze
udział w procedurze uchwalania budżetu i wieloletniej prognozy finansowej. Zajmuje się
również opracowywaniem projektów dokumentów takich jak regulaminy czy instrukcje
obowiązujące w urzędzie gminy.
Jak zatem widać do zakres zadań sekretarza jest bardzo obszerny i wymaga
wszechstronnego omówienia. Publikacją, która wyjaśnia trudne zagadnienia z którymi
musi zmierzyć się sekretarz jest: "Vademecum sekretarza"
Znajdą w niej Państwo omówienie:
14 podstawowych zadań i kompetencji sekretarza
Wymagań na stanowisku sekretarza
Ograniczeń w pracy sekretarz
Odpowiedzialności sekretarza
Dodatków do wynagrodzenia zasadniczego sekretarza
Czasu pracy sekretarza oraz jego uprawnień urlopowych
Procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze
Zasady organizowania służby przygotowawczej
Zasad dokonywania ocen okresowych pracowników (kto ocenia? Kto jest oceniany? Jak
często powinny być dokonywane oceny? Forma i zakres oceny? Jakie są skutki prawne oceny
negatywnej?)
Zasady awansu i naborów wewnętrznych w urzędzie (jakie są procedury w z zakresie
awansów? Jakie są ograniczenia w tym zakresie?
Czasowego powierzenia wykonywania innej pracy
Zasady przenoszeń służbowych pracowników
Zasad dokonywania opisu stanowisk pracy
Nadzoru nad rozpatrywaniem skarg i wniosków
Możliwości łączenia stanowisk w gminie
Zasad likwidacji i łączenia komórek organizacyjnych
Możliwości przekazywania zadań publicznych innym podmiotom
Możliwości przenoszenie zadań do innych komórek organizacyjnych oraz na inne
stanowiska,
Zwalnianie/nabór nowych pracowników w konsekwencji reorganizacji urzędu
Na płycie CD dołączonej do publikacji znajdą Państwo ponad 20
wzorów dokumentów z zakresu zarządzania personelem w urzędzie, ochrony danych
osobowych, organizacji pracy urzędu, dostępu do informacji publicznej m.in.:
- Zarządzenie sprawie wprowadzenia zasad dokonywania opisów stanowisk pracy oraz ich
aktualizacji
- Opisy stanowisk pracy
- Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby uprawnionej do wykonywania czynności z zakresu
prawa pracy wobec wójta gminy
- Zarządzenie w sprawie ocen kwalifikacyjnych pracowników urzędu
- Zarządzenie w sprawie wyznaczenia administratora ABI
- Pełnomocnictwa i upoważnienia udzielane sekretarzowi i przez sekretarza
- Regulaminy organizacyjne
- Regulamin służby przygotowawczej
- Polityka bezpieczeństwa informacji
- Zarządzenie w sprawie organizacji, składu, trybu pracy i zakresu obowiązków
członków komisji przetargowej
Wprowadzenie
Wykaz autorów
Wykaz skrótów
CZĘŚĆ 1. Zadania i kompetencje sekretarza
Rozdział I. Zadania i kompetencje sekretarza wynikające z ustaw ustrojowych oraz
z innych aktów normatywnych i wewnętrznych (Kamil Makowski)
1. Zadania i kompetencje wynikające z ustaw ustrojowych
1.1. Swoboda w kształtowaniu pozycji sekretarza w jednostce
1.2. Płynność w zakresie zadań i kompetencji sekretarza
1.3. Wspomaganie kierownika urzędu w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania urzędu
1.4. Sposoby powierzania określonych zadań sekretarzowi gminy
1.5. Podstawa prawna przekazywania zadań
2. Zadania i kompetencje wynikające z innych aktów normatywnych
2.1. Konieczność utworzenia stanowiska sekretarza
2.2. Nabór kandydatów na wolne stanowisko sekretarza
2.3. Wymagania kwalifikacyjne
2.4. Podległość służbowa sekretarza
2.5. Powierzenie sekretarzowi wszelkich spraw, które ma wykonać kierownik jednostki
2.6. Sekretarz jako osoba zajmująca się organizacją pracy urzędu i zarządzanie jego
zasobami ludzkimi
2.7. Koordynowanie funkcjonowania komórek organizacyjnych
2.8. Przygotowanie i opracowanie dokumentacji będącej wynikiem prac organu.
stanowiącego oraz jego organów wewnętrznych
2.9. Pozycja sekretarza w urzędzie
2.10. Brak możliwości enumeratywnego określenia katalogu zadań i kompetencji
sekretarza
2.11. Kluczowe elementy procesu zarządzania zasobami ludzkimi
2.12. Konieczność wydania szczegółowych przepisów o charakterze wewnętrznym, które
będą zgodne z aktami prawa miejscowego
3. Zadania i kompetencje wynikające z aktów wewnętrznych
3.1. Podmiot uprawniony do ustalenia treści regulaminu
3.2. Regulamin organizacyjny - przedmiot regulacji
3.3. Umiejscowienie sekretarza w regulaminie organizacyjnym
Rozdział II. Kompetencje sekretarza w zakresie realizacji przepisów o dostępie
do informacji publicznej (Grzegorz Dragon)
1. Uwagi ogólne
2. Sposoby udostępniania informacji publicznej
3. Kompetencje sekretarza
Rozdział III. Nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków (Joanna
Swadźba)
1. Podstawa prawna przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
2. Przedmiot skargi i wniosku
3. Zakres uprawnień z zakresu nadzoru nad rozpatrywaniem skarg i wniosków
wpisany w regulamin organizacyjny
4. Rola sekretarza w rozpatrywaniu skarg i wniosków
5. Kompetencje sekretarza w związku z powierzonym mu nadzorem nad rozpatrywaniem skarg i
wniosków
6. Informacja o przyjmowaniu w sprawach skarg i wniosków
7. Organizacja przyjmowania skarg i wniosków
8. Prowadzenie rejestrów skarg i wniosków
9. Terminowość załatwiania spraw
10. Nadzór nad sposobem załatwiania spraw
11. Przechowywanie spraw
12. Nadzór nad załatwianiem skarg i wniosków
Rozdział IV. Zadania i kompetencje sekretarza JST w zakresie budżetu oraz WPF
(Piotr Walczak)
1. Wprowadzenie
2. Uchwała budżetowa
3. Obowiązek publikowania
4. Wieloletnia prognoza finansowa
Rozdział V. Kompetencje i zadania sekretarza JST w zakresie udzielania zamówień
publicznych (Piotr Walczak)
1. Wprowadzenie
2. Określenie przedmiotu zamówienia oraz koordynacja przepływu informacji między
strukturami urzędu JST
2.1. Określenie przedmiotu zamówienia oraz oszacowanie jego wartości
2.2. Koordynacja przepływu informacji między strukturami urzędu JST
3. Odpowiedzialność za udzielanie zamówień publicznych - powierzenie kompetencji
kierownika zamawiającego
4. Organizacja systemu udzielania zamówień publicznych
4.1. Wymóg utworzenia komisji przetargowej
4.2. Zagadnienia wymagające rozstrzygnięcia przy tworzeniu systemu zamówień
publicznych
5. Informacja o udzielonych zamówieniach publicznych
CZĘŚĆ 2. Status prawny i umiejscowienie sekretarza w strukturze urzędu
Rozdział I. Wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec szefów organów
wykonawczych JST (Patryk Kuzior)
1. Zakres czynności z zakresu prawa pracy, które może wykonywać sekretarz
2. Czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta
3. Osoba kompetentna do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta
4. Czynności z zakresu prawa pracy wobec starosty
5. Czynności z zakresu prawa pracy wobec marszałka województwa
Rozdział II. Powierzenie prowadzenia spraw wójta (Grzegorz Dragon)
1. Zakres kompetencji organu wykonawczego
2. Zakres czynności, które mogą zostać scedowane przez organ wykonawczy na sekretarza
3. Sposób powierzenia zadań
3.1. Upoważnienie zawarte w przepisach regulaminu organizacyjnego
3.2. Upoważnienie w drodze odrębnego zarządzenia wykonawczego
3.3. Upoważnienie i pełnomocnictwo
3.4. Umowa o pracę
4. Zakres regulacji prawnych w zakresie powierzenia sekretarzowi gminy prowadzenia
określonych spraw gminy
Rozdział III. Sekretarz reprezentantem pracodawcy (Kamil Makowski)
1. Uwagi ogólne
2. Określenie, kto w ramach jednostki jest pracodawcą
3. Upoważnienie dla sekretarza do realizowania przez niego polityki zarządzania zasobami
ludzkimi
4. Kompetencje sekretarza w stosunku do kierownika urzędu
5. Odebranie ślubowania od pracowników samorządowych
6. Zasadność przyznania sekretarzowi funkcji reprezentanta pracodawcy
Rozdział IV. Pozycja sekretarza jako pracownika na stanowisku kierowniczym
urzędniczym (Michał Łyszczarz)
1. Zagadnienie ogólne
2. Możliwość przekazywania uprawnień kierownika urzędu tylko na jego zastępcę
lub wójta
3. Przeniesienie na sekretarza części kompetencji wójta
4. Upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych
5. Wymóg apolityczności i regulacje antykorupcyjne
Rozdział V. Łączenie funkcji sekretarza z innymi stanowiskami w gminie
(Patryk Kuzior)
1. Obowiązek utworzenia stanowiska sekretarza
2. Możliwość zatrudnienia sekretarza w niepełnym wymiarze czasu pracy
3. Ocena dopuszczalności łączenia funkcji sekretarza z innym stanowiskiem
4. Łączenie funkcji sekretarza ze stanowiskiem zastępcy wójta
5. Łączenie funkcji sekretarza ze stanowiskiem kierownika urzędu stanu cywilnego
6. Łączenie funkcji sekretarza ze stanowiskiem naczelnika wydziału lub kierownika biura
Rozdział VI. Sprawowanie nadzoru nad ochroną danych osobowych znajdujących się
w zbiorach gminnych (Grzegorz Dragon)
1. Zasady ochrony i przetwarzania danych osobowych
2. Zadania i obowiązki administratora danych osobowych
3. Określenie osoby/organu będącej w gminie administratorem danych osobowych
4. Obowiązki administratora danych
5. Sekretarz jako osoba nadzorująca zasadami ochrony danych osobowych
6. Polityka bezpieczeństwa informacji
7. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym
8. Poziomy bezpieczeństwa
9. Środki nadzoru nad ochroną danych osobowych
10. Odpowiedzialność administratora danych osobowych oraz administratora bezpieczeństwa
informacji
Rozdział VII. Prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem wyborów - funkcja
urzędnika wyborczego (Grzegorz Dragon)
1. Regulacje prawne w zakresie procedur związanych z wyborami
2. Procedura związana z obsługą wyborów i ustanowieniem urzędnika wyborczego
3. Tryb ustanawiania pełnomocnika - urzędnika wyborczego oraz wybrane obowiązki i
kompetencje
4. Przekazanie innych zadań
5. Wybory do organu stanowiącego jednostki pomocniczej
CZĘŚĆ 3. Sekretarz gminy jako pracownik
Rozdział I. Wymagania dla osób zatrudnionych na stanowisku sekretarza
(Michał Łyszczarz)
1. Forma prawna zatrudnienia sekretarza
2. Wymóg doświadczenia zawodowego
3. Jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych
4. Wymogi ogólne
5. Wymogi związane z zaliczeniem stanowiska sekretarza do kierowniczych stanowisk
urzędniczych
6. Wymóg przeprowadzenia konkursu
7. Powierzenie obowiązków sekretarza w okresie
3 miesięcy od zwolnienia stanowiska sekretarza
Rozdział II. Charakter i elementy stosunku pracy z sekretarzem (Michał
Culepa)
1. Umowa o pracę
2. Wybrane elementy stosunku pracy
2.1. Wynagrodzenie zasadnicze sekretarza
2.2. Dodatki do wynagrodzenia zasadniczego
2.2.1. Dodatek za wieloletnią pracę (tzw. dodatek stażowy)
2.2.2. Dodatek specjalny
2.2.3. Dodatek funkcyjny
2.2.4. Nagroda pieniężna
2.2.5. Inne dodatki i składniki płacowe
2.2.6. Nagrody jubileuszowe i odprawy emerytalno-rentowe
2.2.7. Dodatkowe wynagrodzenie roczne - "trzynastka"
2.3. Czas pracy sekretarza
2.4. Urlop wypoczynkowy i wynagrodzenie urlopowe
2.5. Uprawnienia z tytułu rodzicielstwa
3. Przebieg zatrudnienia i zakończenie stosunku pracy
3.1. Oceny okresowe
3.2. Rozwiązanie umowy pracę
Rozdział III. Zakaz przyjmowania korzyści majątkowych przez sekretarza
(Patryk Kuzior)
1. Wprowadzenie
2. Pojęcie korzyści majątkowej
3. Zakaz przyjmowania korzyści majątkowych w samorządowych ustawach ustrojowych
Rozdział IV. Oświadczenie majątkowe sekretarza JST (Patryk Kuzior)
1. Obowiązek złożenia oświadczenia majątkowego
2. Przedmiot oświadczenia
3. Terminy złożenia oświadczenia
4. Postępowanie z oświadczeniem majątkowym
5. Skutki niezłożenia przez sekretarza oświadczenia majątkowego
6. Jawność oświadczenia majątkowego
7. Odpowiedzialność karna za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy w oświadczeniu
majątkowym
8. Wzory dokumentów
8.1. Informacja o sposobie i terminie zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej
8.2. Oświadczenie majątkowe
Rozdział V. Odpowiedzialność sekretarza JST za naruszenie dyscypliny finansów
publicznych (Ludmiła Lipiec-Warzecha)
1. Wprowadzenie
2. Zakres odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
3. Powierzenie obowiązków jako podstawa odpowiedzialności sekretarza JST
3.1. Warunki skutecznego powierzenia obowiązków
3.2. Orzecznictwo w zakresie skutecznego powierzenia obowiązków
3.2.1. Zwolnienie kierownika jednostki z odpowiedzialności
3.2.2. Upoważnienie dla sekretarza zbyt ogólne
3.2.3. Nieważne zarządzenie w sprawie zmian w budżecie gminy zwalnia z
odpowiedzialności
3.2.4. Niewłaściwość komisji orzekającej
4. Kary i inne konsekwencje naruszenia dyscypliny finansów publicznych
4.1. Upomnienie
4.2. Nagana
4.3. Kara pieniężna
4.4. Zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi
4.5. Odstąpienie od wymierzenia kary
4.6. Orzecznictwo w zakresie wymierzania kar
5. Koszty postępowania
Rozdział VI. Ograniczenia podejmowania dodatkowych zajęć (działalności) przez
osobę zajmującą stanowisko sekretarza w JST (Patryk Kuzior)
1. Zakaz tworzenia i przynależności do partii politycznych
2. Ograniczenie prowadzenia działalności gospodarczej
3. Zakaz bycia członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej spółki prawa
handlowego
4. Zakaz zatrudnienia lub wykonywania innych zajęć w spółce prawa handlowego, które
mogłyby wywołać podejrzenie o ich stronniczość lub interesowność
5. Zakaz bycia członkiem zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółdzielni,
z wyjątkiem rady nadzorczej spółdzielni mieszkaniowej
6. Zakaz bycia członkiem zarządu fundacji prowadzących działalność gospodarczą
7. Zakaz posiadania akcji lub udziałów ponad dopuszczalny limit
8. Zakaz prowadzenia działalności gospodarczej
9. Sankcje za naruszenie zakazów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej
10. Zakaz wykonywania zajęć pozostających w sprzeczności z obowiązkami służbowymi
CZĘŚĆ 4. Organizacja i funkcjonowanie urzędu
Rozdział I. Struktura organizacyjna urzędu (Mariusz Pacak)
1. Zagadnienia ogólne
2. Urząd gminy jako organizacja
2.1. Cechy organizacji
2.2. Zasady tworzenia struktur w organizacji
2.3. Powiązania pomiędzy podsystemami organizacji
2.4. Komórki organizacyjne
2.5. Rodzaje struktur organizacyjnych i czynniki je kształtujące
3. Przykładowe struktury organizacji urzędu
4. Podział prawny
5. Rola sekretarza w kształtowaniu struktury organizacyjnej urzędu
Rozdział II. Reorganizacja urzędu (Agnieszka Wierzchowska)
1. Rola sekretarza w procesie reorganizacji urzędu
2. Powiązania reorganizacji urzędu z regulaminem organizacyjnym
2.1. Pojęcie urzędu
2.2. Zakres spraw regulowanych przez regulamin organizacyjny
2.3. Forma i sposób prezentacji regulaminu
2.4. Czy regulaminy organizacyjne urzędu są aktami prawa miejscowego?
2.5. Zmiany organizacyjne i ich wpływ na zapisy regulaminu
3. Przyczyny reorganizacji
4. Likwidacja i łączenie komórek organizacyjnych
4.1. Likwidacja komórki organizacyjnej
4.2. Łączenie komórek organizacyjnych
4.3. Outsourcing jako przyczyna likwidacji lub łączenia stanowiska pracy
5. Likwidacja i łączenie stanowisk
6. Przenoszenie zadań do innych komórek organizacyjnych oraz na inne stanowiska
7. Zwalnianie/nabór nowych pracowników w konsekwencji reorganizacji urzędu
7.1. Zwalnianie
7.2. Zatrudnienie
Rozdział III. Pełnomocnictwa i upoważnienia udzielane sekretarzowi
(Mariusz Pacak)
1. Zagadnienia ogólne
2. Załatwianie spraw administracyjnych
3. Załatwianie spraw cywilnoprawnych
3.1. Pełnomocnictwo ogólne
3.2. Pełnomocnictwo rodzajowe
3.3. Pełnomocnictwo szczególne
3.4. Forma pełnomocnictwa cywilnego
3.5. Skutki działania w imieniu organu bez posiadania wymaganego pełnomocnictwa
3.6. Pełnomocnictwo cywilne a upoważnienie administracyjne
4. Zakres i charakter upoważnień oraz pełnomocnictw, które mogą być udzielone
sekretarzowi JST
4.1. Upoważnienia i pełnomocnictwa w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi
4.2. Upoważnienia i pełnomocnictwa w zakresie koordynowania zakupów materiałów
i usług
4.3. Upoważnienia i pełnomocnictwa w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych
lub koordynacji programów z zakresu wykorzystania.
funduszy europejskich
Rozdział IV. Opisy stanowisk pracy (Joanna Swadźba)
1. Podstawa prawna i cele sporządzania opisów stanowisk pracy
2. Zasady dotyczące sporządzania opisów stanowisk pracy
3. Najważniejsze wymagania dotyczące sporządzania opisu stanowiska pracy
4. Opis stanowiska a zakres czynności (obowiązków)
5. Proces sporządzania opisu stanowiska pracy
6. Wzór opisu stanowiska pracy
Rozdział V. Polityka kadrowa w urzędzie (Michał Culepa)
1. Wstęp
2. Przekazywanie kompetencji pracodawcy na sekretarza
3. Nabór na wolne stanowiska
4. Służba przygotowawcza
4.1. Zasady organizowania służby przygotowawczej
4.2. Rola sekretarza gminy jako nadzorcy i organizatora służby
4.3. Przebieg służby przygotowawczej
4.4. Egzamin. Zwolnienie ze służby
4.5. Przykładowy regulamin służby przygotowawczej
5. Oceny okresowe
5.1. Podmiot oceniający
5.2. Pracownicy oceniani
5.3. Terminy
5.4. Forma i zakres oceny
5.5. Zarządzenie w sprawie ocen
5.6. Ocena negatywna - skutki i procedura odwoławcza
5.7. Skutki prawne oceny negatywnej
6. Awans i nabór wewnętrzny
6.1. Procedury w zakresie awansów wewnętrznych
6.2. Ograniczenia w przeprowadzaniu awansów
6.3. Stanowisko sekretarza wyłączone z systemu obsadzania przez tzw. awans wewnętrzny
7. Czasowe powierzenie wykonywania innej pracy
8. Przeniesienia służbowe i na inne stanowiska
9. Polecenia służbowe
10. Nadzór nad porządkiem i dyscypliną pracy
Rozdział VI. Instrukcja kancelaryjna i archiwum zakładowe (Anna
Jędruszczak, Michał Łyszczarz)
1. Zadania sekretarza
2. Instrukcja kancelaryjna
2.1. Zakres informacji zawartych w instrukcji kancelaryjnej
2.2. Wyłączenia od stosowania instrukcji kancelaryjnej
2.3. System EZD
2.4. Obowiązki kierownika podmiotu
2.5. Rzeczowe wykazy akt
3. Instrukcja archiwalna
3.1. Wprowadzenie
3.2. Postępowanie z materiałami archiwalnymi
3.3. Stanowisko archiwisty w urzędzie
Rozdział VII. Załatwianie spraw w urzędzie (Anna Jędruszczak)
1. Zadania gminy i jej organów
2. Działalność decyzyjna oraz przestrzeganie przepisów KPA w urzędzie
3. Możliwość żądania przez organ administracji dostarczenia oświadczeń i
zaświadczeń
4. System ePUAP - dostęp do ewidencji i rejestrów centralnych
5. Karty informacyjne załatwiania spraw
6. Biuro obsługi interesantów
Rozdział VIII. Organizacja i funkcjonowanie audytu oraz kontroli zarządczej
(Michał Łyszczarz)
1. Istota kontroli zarządczej
2. Wpływ sekretarza JST na proces kontroli zarządczej
3. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
4. Standardy kontroli zarządczej
4.1. Elementy kontroli zarządczej
4.2. Standard A: Środowisko wewnętrzne
4.3. Standard B: Cele i zarządzanie ryzykiem
4.4. Standard C: Mechanizmy kontroli
4.5. Standard D: Informacja i komunikacja
4.6. Standard E: Monitorowanie i ocena
5. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
472 strony, Format: 16.5x23.8cm, oprawa miękka
