VADEMECUM DOKUMENTACJI KADROWEJ 2019 OD ZATRUDNIENIA DO ZWOLNIENIA PRACOWNIKA + CD MAKARCZUK A. RED. Księgarnia

Vademecum dokumentacji kadrowej 2019

Od zatrudnienia do zwolnienia pracownika + CD

W publikacji Czytelnik znajdzie wzory najważniejszych dokumentów kadrowych oraz praktyczne porady i wskazówki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej po zmianach od stycznia 2019.

Każdy wzór opatrzony jest przejrzystym komentarzem, który opisuje sposób wypełnienia dokumentu. Zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego dokumentu.

W przypadku każdego dokumentu wskazujemy, czy powinien być on przechowywany w teczce personalnej pracownika, a jeśli tak – do której z czterech części (A, B, C czy D) należy go włożyć.

Publikujemy też praktyczne zestawienie dokumentów przechowywanych w aktach osobowych pracownika.

Pokazujemy, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu i nie narazić się na zarzuty inspektorów PIP w trakcie kontroli.

Proponujemy też wzory regulaminów i procedur, których wprowadzenie wprawdzie nie jest bezwzględnie wymagane przez przepisy. Ich wdrożenie może jednak przynieść wymierne korzyści i zabezpieczyć pracodawcę na wypadek sporu z pracownikiem przed sądem pracy.

Rozdział I Zatrudnianie pracowników 8

Kandydat do pracy powie nam mniej niż zatrudniony 10
Forma przekazania danych – oświadczenie 11
Miejsce zamieszkania czy zameldowania 11
Wymagane wykształcenie określi sam pracodawca albo pragmatyki 12
Dane dotyczące powszechnego obowiązku obrony pomogą wypełnić obowiązki wobec WKU 12
Konieczny podpis i wskazanie daty 12
Oświadczenia o niekaralności można wymagać tylko w szczególnych okolicznościach 12
Od kandydata nie można domagać się udostępnienia zdjęcia, ale od pracownika już tak 13
Jeden kwestionariusz do części A, a drugi do części B akt osobowych 14
Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy 16
Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia 17
Wymiar urlopu wypoczynkowego 17
Okres wypowiedzenia umowy o pracę 17
Pora nocna, obecności w pracy, układ zbiorowy 18
Dopuszczalna informacja w formie uproszczonej 18
Nie wszystkie zmiany rodzą konieczność aktualizacji informacji 18
Rodzaj umowy o pracę 20
Określenie stron stosunku pracy 21
Określenie rodzaju pracy 21
Miejsce wykonywania pracy 21
Obowiązujący zatrudnionego wymiar etatu 22
Wynagrodzenie za pracę 22
Przechowywanie dokumentu 23
Umowa o pracę na okres próbny 24
Od 22 lutego 2016 r. nowe limity dla umów terminowych 27
Można wypowiedzieć każdą umowę na czas określony, ale okresy wypowiedzenia są dłuższe 28
Pracownik z tej samej firmy zastępcą 31
Nazwisko zastępowanego pracownika 32
Jest kilka sposobów na wskazanie rodzaju pracy zastępcy 32
Wymiar czasu pracy – niekoniecznie taki jak zastępowanego 32
Zakończenie i wypowiedzenie umowy z zastępcą 32
Brak przedłużenia do dnia porodu 33
Można się posługiwać zwrotem „aneks”, ale uwaga na angaże 34
Określenie daty pozostawiono do decyzji stron 35
Bezwzględnie konieczna zgodna wola stron 35
Trzeba wyraźnie określić, od kiedy obowiązują nowe warunki 35
Za porozumieniem można zmieniać wszystkie istotne składniki umowy o pracę 36
Warto zaznaczyć, że pozostałe warunki umowy się nie zmieniają 37
Trzeba zadbać o podpisy stron na dokumencie 37
Powinna zostać zachowana forma pisemna 37
To rozwiązanie korzystne dla pracodawcy, ale trzeba uważać 37
Aneks wkładamy do akt osobowych pracownika 38
Trzeba zapoznać podwładnego z zakresem zadań 40
Nie dołącza się dokumentu do umowy o pracę 40
Warto wskazać podwładnemu ogólne i szczegółowe zadania 41
Nieprzyjęcie zakresu zadań może skutkować wypowiedzeniem 43
Zmiana rodzaju pracy = modyfikacja zakresu obowiązków 44
Zakres obowiązków jest niezależny od opisu stanowiska 44
Przechowywanie – w części B akt osobowych 44

Rozdział II Rozwiązywanie umów o pracę 45

Nowe zasady wydawania świadectwa pracy 48
Informacje na górze świadectwa pracy 50
Ustęp 1 świadectwa pracy – oznaczenie pracodawcy i okresy zatrudnienia 51
Ustęp 3 świadectwa pracy – rodzaj pracy, stanowiska i funkcje 53
Ustęp 4 świadectwa pracy – tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy 53
Ustęp 5 świadectwa – jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia 58
Ustęp 6 pkt 1 świadectwa – urlop wypoczynkowy 58
Ustęp 6 pkt 2 świadectwa – urlop bezpłatny 59
Ustęp 6 pkt 3 świadectwa – informacja o urlopie ojcowskim 59
Ustęp 6 pkt 4 świadectwa – informacja o urlopie rodzicielskim 59
Ustęp 6 pkt 5 świadectwa – informacja o urlopie wychowawczym 60
Ustęp 6 pkt 6 świadectwa – informacja o ochronie na podstawie art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy 62
Ustęp 6 pkt 7 świadectwa – informacja o korzystaniu z wolnego z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat 62
Ustęp 6 pkt 8 świadectwa – informacja o niezdolności do pracy oraz pobieraniu wynagrodzenia chorobowego 62
Ustęp 6 pkt 9 świadectwa – informacja o niepłatnym pierwszym dniu zwolnienia lekarskiego, udzielonego na krócej niż 7 dni 63
Ustęp 6 pkt 10 świadectwa – informacja o dobytej służbie wojskowej 63
Ustęp 6 pkt 11 świadectwa – informacja o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach
lub w szczególnym charakterze 63
Ustęp 6 pkt 12 świadectwa – dodatkowy urlop lub dodatkowe uprawnienia 64
Ustęp 6 pkt 13 świadectwa – okresy nieskładkowe 65
Ustęp 7 świadectwa – należność egzekwowana przez komornika 65
Ustęp 8 świadectwa – informacje uzupełniające 65
Jak od 2017 r. wydawać świadectwa pracy po umowach terminowych 67
Uwaga na wady oświadczenia woli 72
Data rozwiązania umowy może być dowolna 73
Tryb pomocny, gdy nie można stosować wypowiedzenia 73
Wypowiadając umowę bezterminową, trzeba wskazać przyczynę 74
Wskazanie fikcyjnej przyczyny to pewna przegrana w sądzie pracy 75
Konieczne jest pouczenie 75
Obowiązek konsultacji i zachowania formy pisemnej 75
Wypowiedzenie przechowuje się w aktach osobowych 76
Okres na wręczenie dyscyplinarki 77
Termin rozwiązania umowy o pracę 78
Powody rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia 78
Pouczenie o odwołaniu do sądu pracy 80
Podpis pracodawcy i pracownika 80
Przechowywanie dokumentu 81
Pismo musi zawierać określone elementy 82
Okres ochrony przed rozwiązaniem umowy z chorującym pracownikiem 82
Lepiej nie wpisywać daty ustania stosunku pracy 83
Przechowywanie dokumentów – w części C akt osobowych 84

Rozdział III Dokumenty związane z czasem pracy 85

Wniosek o zwolnienie od pracy ma być złożony na piśmie 87
Warto ustalić zasady w regulaminie 87
Nie ma ryzyka nadgodzin 89
Dopuszczalny jest przedział czasowy rozpoczęcia pracy 89
Konieczny zapis w układzie, porozumienie albo wniosek 90
Przechowywanie dokumentu 90
Nie mylić z listą obecności… 92
…ani z grafikiem 93
Nie ma znaczenia podstawa nawiązania stosunku pracy 93
Nie zawsze ewidencjonuje się godziny pracy 93
Najbardziej praktyczna będzie karta obejmująca okres rozliczeniowy 94
Najważniejsza informacja to liczba przepracowanych godzin 94
Trzeba podać dane niezbędne do prawidłowego naliczenia wypłaty 95
Sposób na oznaczenia w ewidencji 96
Na żądanie pracownika trzeba mu udostępnić ewidencję 98
Nieprowadzenie (wadliwe prowadzenie) ewidencji spotka się z sankcjami 99
W sporze o nadgodziny dowodem może być nie tylko ewidencja 100
Karty ewidencji można trzymać w segregatorze 101

Rozdział IV Dokumenty związane z wynagrodzeniami 102

W jakim terminie należy wydać zaświadczenie 104
Dopuszczalne gotowe formularze i wzory 104
O tym, jakie informacje zamieścić, decyduje cel wystawienia zaświadczenia 104
Dodatkowe elementy – na prośbę pracownika 106
Z telefonicznym potwierdzaniem danych wiąże się duże ryzyko 107
Przechowywanie – fakultatywnie w aktach osobowych 107
Pracodawcy grożą określone sankcje karne 107
Możliwa też odpowiedzialność odszkodowawcza 108
Tryb zmiany regulaminu płacowego i umów o pracę w kwestii obniżki pensji 109
Porozumienie zmieniające warunki płacowe 110
Wypowiedzenie zmieniające warunki płacowe 111
Konsultacja ze związkami zawodowymi 113
Przechowywanie dokumentów 115

Rozdział V Obowiązki pracodawcy 116

8 zasad prowadzenia teczek osobowych, czyli co trzeba zapamiętać 119
Po otrzymaniu nowego dokumentu należy wykonać 4 kroki 121
Przechowywanie dokumentacji – przez 10 lat 122
Za prowadzenie akt osobowych odpowiada pracodawca 123
Za nieprowadzenie akt osobowych grozi grzywna 124
Zmiana dotychczasowego miejsca przechowywania niektórych dokumentów 124
Wydając dokument na piśmie, zakład chroni swoje interesy 128
W treści upoważnienia wskazuje się adresata i kilka dat 129
Uprawnionym do nadania upoważnienia będzie administrator danych 129
Trzeba zdążyć przed dopuszczeniem pracownika do przetwarzania danych 130
Adresatem jest każdy, kto ma dostęp do chronionych danych 130
Trzeba skonkretyzować zakres upoważnienia 131
Możliwe upoważnienie na czas określony bądź nieokreślony 131
Wytypowane osoby muszą zachować tajemnicę, a sankcją może być nawet więzienie 131
Konieczna jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych 132
Za brak upoważnienia możliwe sankcje 132
Przechowywanie dokumentu – w części B akt osobowych 133
Kiedy pracodawca zapoznaje z informacją o warunkach pracy? 134
Obowiązek istnieje tylko w stosunku do pracowników 135
Termin wyraźnie określają przepisy kodeksowe 136
Konieczne jest zachowanie formy pisemnej 136
Za niewypełnienie obowiązku pracodawcy grożą sankcje 137
Dokument przechowuje się w aktach osobowych 137
Trzeba zapoznać też z innymi procedurami i warto mieć dowód na piśmie 137

Rozdział VI Przydatne regulaminy i procedury firmowe 138

Postanowienia ogólne strategii antydyskryminacyjnej 141
Sformułowanie i wprowadzenie strategii 141
Pracodawca przed sądem, czyli co grozi za dyskryminację 143
Opracowanie dodatkowych dokumentów może przynieść wymierne korzyści 149
Zapisujemy, kto i czego robić nie powinien 149
Niekiedy wystarczy zapis w umowie o pracę 151
Możliwa kara porządkowa, a nawet dyscyplinarka 152
W treści regulaminu potrzebne precyzyjne regulacje 158
Jest kilka możliwości zapoznania pracowników z regulaminem 160
Przechowywanie dokumentu – poza aktami osobowymi 161
Nie ma pełnej dowolności 163
Trzeba ustalić jasne reguły korzystania ze sprzętu 163
Najpierw trzeba powiadomić pracowników 165
Działanie pracodawcy wymaga uzasadnienia 165
Gdy utrudniona jest kontrola, pomoże system czasu pracy 166
Trzeba uważać na „dane wrażliwe” 166
Gdy pracownik nie przestrzega zasad, możliwe są sankcje 166
Gdy pracodawca łamie prawo, poniesie odpowiedzialność 168
Przechowywanie regulaminu i oświadczenia pracownika 168

168 stron, Format: 21.0x29.5cm, oprawa miękka + CD

Po otrzymaniu zamówienia poinformujemy,
czy wybrany tytuł polskojęzyczny lub anglojęzyczny jest aktualnie na półce księgarni.