Vademecum dokumentacji kadrowej 2018 - od zatrudnienia do zwolnienia pracownika
Kompendium zawierające wzory dokumentów najczęściej wykorzystywanych przez
pracodawców.
Prezentowane wzory dokumentów zostały wybrane i przygotowane pod kątem potrzeb osób
zajmujących się w firmie prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
W publikacji znajdziesz wzory najważniejszych dokumentów kadrowych oraz praktyczne
porady i wskazówki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
Każdy wzór opatrzony jest przejrzystym komentarzem, który opisuje sposób wypełnienia
dokumentu. Zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy
oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego dokumentu.
W przypadku każdego dokumentu wskazujemy, czy powinien być on przechowywany w teczce
personalnej pracownika, a jeśli tak – do której z trzech części (A, B czy C) należy
go włożyć.
Publikujemy też praktyczne zestawienie dokumentów przechowywanych w aktach osobowych
pracownika.
Pokazujemy, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego
dokumentu i nie narazić się na zarzuty inspektorów PIP w trakcie kontroli.
Proponujemy też wzory regulaminów i procedur, których wprowadzenie wprawdzie nie
jest bezwzględnie wymagane przez przepisy. Ich wdrożenie może jednak przynieść
wymierne korzyści i zabezpieczyć pracodawcę na wypadek sporu z pracownikiem przed sądem
pracy.
Rozdział I Zatrudnianie pracowników. 8
Kandydat do pracy powie nam mniej niż zatrudniony 10
Forma przekazania danych – oświadczenie . 11
Miejsce zamieszkania czy zameldowania. 11
Wymagane wykształcenie określi sam pracodawca albo pragmatyki. 12
Dane dotyczące powszechnego obowiązku obrony pomogą wypełnić obowiązki wobec WKU 12
Konieczny podpis i wskazanie daty . 12
Oświadczenia o niekaralności można wymagać tylko w szczególnych okolicznościach. 12
Od kandydata nie można domagać się udostępnienia zdjęcia, ale od pracownika już tak
13
Jeden kwestionariusz do części A, a drugi do części B akt osobowych. 14
Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy. 16
Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia 17
Wymiar urlopu wypoczynkowego 17
Okres wypowiedzenia umowy o pracę 17
Pora nocna, obecności w pracy, układ zbiorowy. 18
Dopuszczalna informacja w formie uproszczonej 18
Nie wszystkie zmiany rodzą konieczność aktualizacji informacji 18
Rodzaj umowy o pracę 20
Określenie stron stosunku pracy. 21
Określenie rodzaju pracy. 21
Miejsce wykonywania pracy. 21
Obowiązujący zatrudnionego wymiar etatu . 22
Wynagrodzenie za pracę . 22
Przechowywanie dokumentu. 23
Umowa o pracę na okres próbny . 24
Od 22 lutego 2016 r. nowe limity dla umów terminowych . 27
Można wypowiedzieć każdą umowę na czas określony, ale okresy wypowiedzenia są dłuższe
28
Pracownik z tej samej firmy zastępcą 31
Nazwisko zastępowanego pracownika 32
Jest kilka sposobów na wskazanie rodzaju pracy zastępcy 32
Wymiar czasu pracy – niekoniecznie taki jak zastępowanego 32
Zakończenie i wypowiedzenie umowy z zastępcą 32
Brak przedłużenia do dnia porodu. 33
Można się posługiwać zwrotem „aneks”, ale uwaga na angaże. 34
Określenie daty pozostawiono do decyzji stron 35
Bezwzględnie konieczna zgodna wola stron 35
Trzeba wyraźnie określić, od kiedy obowiązują nowe warunki . 35
Za porozumieniem można zmieniać wszystkie istotne składniki umowy o pracę. 36
Warto zaznaczyć, że pozostałe warunki umowy się nie zmieniają 37
Trzeba zadbać o podpisy stron na dokumencie. 37
Powinna zostać zachowana forma pisemna . 37
To rozwiązanie korzystne dla pracodawcy, ale trzeba uważać 37
Aneks wkładamy do akt osobowych pracownika 38
Trzeba zapoznać podwładnego z zakresem zadań 40
Nie dołącza się dokumentu do umowy o pracę 40
Warto wskazać podwładnemu ogólne i szczegółowe zadania. 41
Nieprzyjęcie zakresu zadań może skutkować wypowiedzeniem . 43
Zmiana rodzaju pracy = modyfikacja zakresu obowiązków 44
Zakres obowiązków jest niezależny od opisu stanowiska 44
Przechowywanie – w części B akt osobowych 44
Rozdział II Rozwiązywanie umów o pracę 45
Nowe zasady wydawania świadectwa pracy . 48
Informacje na górze świadectwa pracy 50
Ustęp 1 świadectwa pracy – oznaczenie pracodawcy i okresy zatrudnienia . 51
Ustęp 3 świadectwa pracy – rodzaj pracy, stanowiska i funkcje 53
Ustęp 4 świadectwa pracy – tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy 53
Ustęp 5 świadectwa – jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia 58
Ustęp 6 pkt 1 świadectwa – urlop wypoczynkowy . 58
Ustęp 6 pkt 2 świadectwa – urlop bezpłatny 59
Ustęp 6 pkt 3 świadectwa – informacja o urlopie ojcowskim 59
Ustęp 6 pkt 4 świadectwa – informacja o urlopie rodzicielskim . 59
Ustęp 6 pkt 5 świadectwa – informacja o urlopie wychowawczym 60
Ustęp 6 pkt 6 świadectwa – informacja o ochronie na podstawie art. 1868 § 1 pkt 2
Kodeksu pracy . 62
Ustęp 6 pkt 7 świadectwa – informacja o korzystaniu z wolnego z tytułu wychowywania
dziecka w wieku do 14 lat . 62
Ustęp 6 pkt 8 świadectwa – informacja o niezdolności do pracy oraz pobieraniu
wynagrodzenia chorobowego . 62
Ustęp 6 pkt 9 świadectwa – informacja o niepłatnym pierwszym dniu zwolnienia
lekarskiego, udzielonego na krócej niż 7 dni 63
Ustęp 6 pkt 10 świadectwa – informacja o dobytej służbie wojskowej . 63
Ustęp 6 pkt 11 świadectwa – informacja o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach
lub w szczególnym charakterze 63
Ustęp 6 pkt 12 świadectwa – dodatkowy urlop lub dodatkowe uprawnienia . 64
Ustęp 6 pkt 13 świadectwa – okresy nieskładkowe 65
Ustęp 7 świadectwa – należność egzekwowana przez komornika 65
Ustęp 8 świadectwa – informacje uzupełniające . 65
Jak od 2017 r. wydawać świadectwa pracy po umowach terminowych 67
Uwaga na wady oświadczenia woli. 72
Data rozwiązania umowy może być dowolna. 73
Tryb pomocny, gdy nie można stosować wypowiedzenia 73
Wypowiadając umowę bezterminową, trzeba wskazać przyczynę 74
Wskazanie fikcyjnej przyczyny to pewna przegrana w sądzie pracy. 75
Konieczne jest pouczenie. 75
Obowiązek konsultacji i zachowania formy pisemnej. 75
Wypowiedzenie przechowuje się w aktach osobowych. 76
Okres na wręczenie dyscyplinarki 77
Termin rozwiązania umowy o pracę 78
Powody rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia 78
Pouczenie o odwołaniu do sądu pracy 80
Podpis pracodawcy i pracownika . 80
Przechowywanie dokumentu. 81
Pismo musi zawierać określone elementy 82
Okres ochrony przed rozwiązaniem umowy z chorującym pracownikiem 82
Lepiej nie wpisywać daty ustania stosunku pracy. 83
Przechowywanie dokumentów – w części C akt osobowych. 84
Rozdział III Dokumenty związane z czasem pracy 85
Wniosek o zwolnienie od pracy ma być złożony na piśmie. 87
Warto ustalić zasady w regulaminie. 87
Nie ma ryzyka nadgodzin 89
Dopuszczalny jest przedział czasowy rozpoczęcia pracy. 89
Konieczny zapis w układzie, porozumienie albo wniosek 90
Przechowywanie dokumentu. 90
Nie mylić z listą obecności… 92
…ani z grafikiem 93
Nie ma znaczenia podstawa nawiązania stosunku pracy 93
Nie zawsze ewidencjonuje się godziny pracy 93
Najbardziej praktyczna będzie karta obejmująca okres rozliczeniowy 94
Najważniejsza informacja to liczba przepracowanych godzin 94
Trzeba podać dane niezbędne do prawidłowego naliczenia wypłaty 95
Sposób na oznaczenia w ewidencji. 96
Na żądanie pracownika trzeba mu udostępnić ewidencję 98
Nieprowadzenie (wadliwe prowadzenie) ewidencji spotka się z sankcjami. 99
W sporze o nadgodziny dowodem może być nie tylko ewidencja. 100
Karty ewidencji można trzymać w segregatorze 101
Rozdział IV Dokumenty związane z wynagrodzeniami 102
W jakim terminie należy wydać zaświadczenie 104
Dopuszczalne gotowe formularze i wzory. 104
O tym, jakie informacje zamieścić, decyduje cel wystawienia zaświadczenia . 104
Dodatkowe elementy – na prośbę pracownika 106
Z telefonicznym potwierdzaniem danych wiąże się duże ryzyko. 107
Przechowywanie – fakultatywnie w aktach osobowych 107
Pracodawcy grożą określone sankcje karne. 107
Możliwa też odpowiedzialność odszkodowawcza. 108
Tryb zmiany regulaminu płacowego i umów o pracę w kwestii obniżki pensji. 109
Porozumienie zmieniające warunki płacowe . 110
Wypowiedzenie zmieniające warunki płacowe . 111
Konsultacja ze związkami zawodowymi 113
Przechowywanie dokumentów . 115
Rozdział V Obowiązki pracodawcy 116
8 zasad prowadzenia teczek osobowych, czyli co trzeba zapamiętać 120
Po otrzymaniu nowego dokumentu należy wykonać 4 kroki 121
Część D to pewne ryzyko w razie kontroli PIP. 122
Przechowywanie dokumentacji – przez 50 lat 123
Za prowadzenie akt osobowych wobec PIP odpowiada pracodawca. 123
Za nieprowadzenie akt osobowych grozi grzywna 124
Miejsce przechowywania dukumentów kadrowych – 9 przykładów z praktyki 124
Wydając dokument na piśmie, zakład chroni swoje interesy 128
W treści upoważnienia wskazuje się adresata i kilka dat 129
Uprawnionym do nadania upoważnienia będzie administrator danych. 129
Trzeba zdążyć przed dopuszczeniem pracownika do przetwarzania danych 130
Adresatem jest każdy, kto ma dostęp do chronionych danych. 130
Trzeba skonkretyzować zakres upoważnienia 131
Możliwe upoważnienie na czas określony bądź nieokreślony. 131
Wytypowane osoby muszą zachować tajemnicę, a sankcją może być nawet więzienie 131
Konieczna jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych 132
Za brak upoważnienia możliwe sankcje 133
Przechowywanie dokumentu – w części B akt osobowych . 133
Kiedy pracodawca zapoznaje z informacją o warunkach pracy? 134
Obowiązek istnieje tylko w stosunku do pracowników. 135
Termin wyraźnie określają przepisy rozporządzenia. 136
Konieczne jest zachowanie formy pisemnej 136
Za niewypełnienie obowiązku pracodawcy grożą sankcje 137
Dokument przechowuje się w aktach osobowych. 137
Trzeba zapoznać też z innymi procedurami i warto mieć dowód na piśmie. 137
Rozdział VI Przydatne regulaminy i procedury firmowe. 138
Postanowienia ogólne strategii antydyskryminacyjnej 141
Sformułowanie i wprowadzenie strategii. 141
Pracodawca przed sądem, czyli co grozi za dyskryminację 142
Opracowanie dodatkowych dokumentów może przynieść wymierne korzyści . 149
Zapisujemy, kto i czego robić nie powinien 149
Niekiedy wystarczy zapis w umowie o pracę. 151
Możliwa kara porządkowa, a nawet dyscyplinarka. 152
Konieczna szczególna ochrona danych osobowych 154
W treści regulaminu potrzebne precyzyjne regulacje 158
Jest kilka możliwości zapoznania pracowników z regulaminem 160
Przechowywanie dokumentu – poza aktami osobowymi. 161
Nie ma pełnej dowolności. 163
Trzeba ustalić jasne reguły korzystania ze sprzętu . 163
Najpierw trzeba powiadomić pracowników . 165
Działanie pracodawcy wymaga uzasadnienia. 165
Gdy utrudniona jest kontrola, pomoże system czasu pracy. 166
Trzeba uważać na „dane wrażliwe” 166
Gdy pracownik nie przestrzega zasad, możliwe są sankcje 166
Gdy pracodawca łamie prawo, poniesie odpowiedzialność. 168
Przechowywanie regulaminu i oświadczenia pracownika 168
168 stron, Format: 20.8x29.6, oprawa miękka
