Akta osobowe 2018 - jak uniknąć błędów
Publikacja zawiera zbiór odpowiedzi ekspertów na pytania pracodawców dotyczące
prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji pracowniczej gromadzonej w
aktach osobowych.
Koniecznie przeczytaj, jak uniknąć błędów w aktach osobowych, za które pracodawcy
grozi kara grzywny! Zapoznaj się z praktycznym zestawieniem 27 najczęściej popełnianych
błędów w aktach osobowych oraz sprawdź, których dokumentów nie musisz czy też wręcz
nie możesz przechowywać w aktach osobowych.
Inspektorzy PIP nieprzypadkowo sprawdzają akta pracownicze w pierwszej kolejności.
Okazuje się, że w każdej kontrolowanej przez PIP firmie łatwo znaleźć niedociągnięcia
formalne w dokumentach personalnych. Wielkość firmy ani jej branża nie mają znaczenia.
Czy w teczce personalnej pracownika na pewno są wszystkie wymagane dokumenty i czy są
przechowywane we właściwej części akt osobowych? Które dokumenty mogą być
przechowywane w oryginale, a które tylko jako kopia? Których dokumentów w ogóle nie
wolno trzymać w aktach, a które można tam umieścić, choć nie ma takiego obowiązku?
Ta publikacja rozwieje takie i podobne wątpliwości.
Rozdział 1. Prawidłowe prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie
dokumentacji pracowniczej
Zasady ogólne
Nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej w określonych miejscach, np. w
szafach pancernych
Równoległe zatrudnienie u jednego pracodawcy a akta osobowe
Można wykorzystać starą teczkę akt osobowych przy ponownym zatrudnieniu pracownika
Podwójne prowadzenie akt osobowych, gdy oddziały firmy funkcjonują w innej miejscowości
niż jednostka macierzysta
Porządkowanie dokumentów
Można dokonać ponownej numeracji akt i można stosować numerację liczbowo-literową
Można zmienić numerację poszczególnych dokumentów, ale nie powinno się „korektorować”
dokumentów
Wpinanie do akt osobowych dokumentów doniesionych przez pracownika później
Przekazywanie i udostępnianie dokumentów
Pracodawca przejmujący pracowników otrzymuje cała dokumentację pracowniczą
Wydanie byłemu pracownikowi kopii dokumentów z jego akt osobowych
Odmowa wydania kopii dokumentu z akt osobowych nie zawsze jest celowa
Pełnomocnictwo dla członka rodziny od byłego pracownika w celu dostępu do dokumentacji
pracowniczej
Żądanie byłego pracownika usunięcia jego danych osobowych oraz zniszczenia akt
osobowych
Oryginał czy kopia
Oryginały zaświadczeń o odbytych kursach należy przekazać pracownikowi
Zaświadczenie o odbytym kursie pierwszej pomocy – kopia w aktach osobowych
Poświadczanie za zgodność z oryginałem kopii dokumentów złożonych do akt osobowych
pracownika
Rozdział 2. Zakres i miejsce dokumentów przechowywanych w aktach osobowych
Zasady ogólne
Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych
pracowników
Dane personalne
Kwestionariusze osobowe kandydatów i pracowników
Aktualizacja danych osobowych pracownika zawartych w starym kwestionariuszu osobowym
Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika a nowe kwestionariusze osobowe
Ksero dowodu osobistego pracownika
Zdjęcia pracownika
Dokumentowanie zmiany nazwiska
Badania lekarskie
Skierowanie na badania lekarskie
Wstępne orzeczenie lekarskie wydane po nawiązaniu stosunku pracy
Zaświadczenie o badaniach okresowych
Zaświadczenie lekarskie potwierdzające stan ciąży
Niekaralność
Zaświadczenie o niekaralności
Służba wojskowa
Kopia książeczki wojskowej
Kwalifikacje zawodowe
Dyplomy ukończonych studiów i certyfikaty szkoleń dostarczone w trakcie zatrudnienia
Zaświadczenia ze szkoleń 1-dniowych odbywanych przez pracownika kilkanaście razy w roku
Urlopy i zwolnienia od pracy
Dokumentowanie urlopów, zwolnień od pracy oraz dni wolnych za pracę w soboty i
niedziele
Wynagrodzenie za pracę
Informacje o zajęciach komorniczych, roczne karty wynagrodzeń i PIT-11
Dokumentacja związana z przyznaniem nagrody z „funduszu prezesa”
Pismo o zajęciu wynagrodzenia za pracę po uchyleniu zajęcia komorniczego
Decyzja o przyznaniu emerytury i legitymacja emeryta
Rozwiązanie umowy
Skierowanie pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia
Porozumienie o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnej umowy o pracę
Świadectwo pracy za umowę na okres próbny
Świadectwa pracy za umowy terminowe
Wniosek pracownika o wycofanie wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę
Korespondencja z pracownikiem po ustaniu stosunku pracy
Tabele
27 najczęściej popełnianych błędów w aktach osobowych
Nie wszystkie dokumenty przechowuje się w aktach osobowych
76 stron, Format: 15.8x23.1, oprawa miękka
